【保健師ブログ 10月号】健診システムについて〜アルファのいいところ〜

保健師の中西です(^▽^)/
以前自己紹介でも少し書きましたが、わたしは健診センターで看護師をしていました。
在職中に健診システムの入れ替えがあり、選定～導入後まで経験してました！
実際に使ったからこそお伝え出来ることがあるな！と、
思いますのでご紹介させていただきます。

システムを導入してみて、何が一番変わったか

わたしは、各病院へデモンストレーションをする時に同行することがあります。
健診センターでＴＨＩＳを使用していたことを伝えると、必ず聞かれる言葉です。

はい、ずばりお答えします。

“お客様の満足度が変わりました”

わたしがいた健診センターでは毎日受診者様にお客様アンケートを実施し毎月統計を出していました。
上記に繋がる理由を下に述べていきます♪。

コストカット

紙ベースで業務されているところは、1日当たりで考えてもかなりコストカットされると思います。
また残業や配置する人数など、人件費は大きな部分を占めると思います。

◆受診者様のカルテのペーパーレス化

問診票や過去の結果などを回して確認していました。システム導入後は、全てのPCで確認することが出来るので回す必要がなくなりました。
問診票はWEB問診にしたので受診者様が入力忘れがない限り受診前に確認することが出来ます♪
またOCR形式で書いてもらう場合は、当日受付したタイミングで読み込むことが出来ればその時点からPCで確認が可能となります。

◆チェック表のペーパーレス化

各科確認をしたかの業務チェック表があるかと思います。
検査は全員終了したか、検査結果が届いたのか、入力したのか、チェックしたことのチェックまで・・・・
わたしも毎日自分用や検査毎にも出力していました。
THISを導入してからは、基本的にPCで全て確認出来るので最低限のものだけになりました。
極論全ての紙をペーパーレスに持っていくことは出来ますが、紙でチェックしたほうが効率が良い業務もありましたので科内で話し合い最小限にしました。
看護科内だけども10枚/日はペーパーレスになったのではないかなと思います。

◆人件費削減

料金計算や健保で受けられる検査の確認などはシステムで自動表示されるため、受付スタッフは効率的に動けるようになったと言っていました。手間やチェックの時間が少なくなりますね♪。
また検査中のチェックや、カルテなどの書類を運ぶ業務など配置していた人もカットすることが出来きました。1日当たりの出勤人数を減らしたり、受診者様へのサービス業務へシフトしました。

インシデントの減少

インシデントが発生するとチェック回数の増幅や新たな業務が発生することがありました。各病院様との打ち合わせの中でも多重チェックはよく耳にします。作業が増えるとその分、残業や配置人数を増やさざるを得ません。
THIS導入後は、目に見えるようにインシデントが減りました。インシデントレポートやアンケートの統計から以下の項目が減りました。

◆チェック回数の見直し

“チェック回数が多いと前の人がチェックしているから大丈夫”と、過信してしまいミスがすり抜けてしまっていました。システム導入後はチェック回数を適正な数にすることで作業効率とひとりひとりの責任感にもつながりました。

◆ヒューマンエラーの激減

システムが自動で算出し、システム上で様々な項目を確認することが出来るのでヒューマンエラーがかなり減りました。看護科では採血(スピッツの追加・キャンセル)に関するインシデントが月に1件上がっていましたが、システム導入後は0件になりました。

◆再検査の激減

検査のオーダー変更があった場合は、朝の受付時に変更していただく流れになるので(時間が取れない施設様もあるのでそこは要相談)、検査室に入ったときにはシステムのオーダーに従って検査するのみです。
わたしがいた施設ではシステム導入前は紙カルテでしたので、オーダー変更があった場合は紙カルテに赤字で追加検査がかいてあったので見落としが頻発しておりました。様々な箇所でチェックはしていても年に数回受診者様へ再来院していただくことがありましたので、これがなくなったことはとても大きかったです。
特に看護科の中では採血の追加・キャンセルがあったときがパニックでした。スピッツを1本追加するべきなのか・・・THISでは○項目以上追加になった場合、スピッツ1本追加などのプログラムが組めるので新しく入職された方も迷うことなく業務に従事出来ていました。

作業が減ることでスタッフの心の余裕
心の余裕から笑顔やサービスの向上
インシデント減少から受診者様の負担が減少
↓
受診者様満足度が上がる
ということになります(^▽^)/

さて、良いことばかり書いてしまったので最後に辛口なことを述べて終わりにしようと思います。笑

アルファと他者との決定的な違い・・・

ずばりっ！

“リリースまでにかかる期間”

業者選定が終わり事務長から「1年以上かかる」と聞いた時は各科から・・・

『長っ(;’∀’)』
『なんでそんな時間かかるの！？』
『忙しいから無理』

というネガティブな声しか上がらなかったです。
（わたしも言いました。）

他社だと最短4カ月と短い期間で導入できるところもありますが、
アルファの場合、最短で半年。長いと1年半にも及びます。（施設規模によります。）

なぜなのか？

◆アルファの健診システムは、カスタマイズ仕様。
他社の健診システムはパッケージ商品になります。

患者さんが入院してきたときに、まず困っていることを聴きますよね。
また患者さんも治療方針を決めるため医者の話を聞いて決めます。
この患者さんをお客様、医療者側をアルファに置き換えるとわかりやすいかなと思います。

まずお客様がシステムで何が困っているのかを聞き出し問題点を浮き彫りにし、弊社システムでどう対応できるかを考え開発し病院側はアルファのシステムTHISの理解をしていきます。

この“聞き出す”“システムを理解する”という時間が厖大なのです。
これを弊社では、　≪　フィット＆ギャップ　≫　と呼んでいます。
ミーティングは、各科ごとに1～2時間を繰り返していきます。
基本的に“出来ません”という回答はもらわなかったです。
（こんなこと言うと開発チームにプレッシャーになってしまいますが・・・）
なので悩みは解決してもらいました。もちろん全ての要望をアルファが飲むわけではなく、THISの機能をこんな風に活用してみてはいかがですか？など助言もたくさんもらいました。

◆リリースから1カ月が山。
カスタマイズ商品になりますので、全く同じプログラムを使用している病院がないわけです。
リリース前にテスト日を設けて身内で実際にシステムを動かしてみるのですが、必ず不具合は発生します。
むしろどこの部署もエラーだらけです。
医療者側も導線が変わりますし、スタッフの操作や説明の仕方も変わりますので時間がかかります。
テスト期間はゆとりをもった期間を設定し、しばらくは受診者数を制限することをオススメします。
最初は残業もしますし、毎日スムースに進まずピリピリしますが1カ月も経てば慣れてくるものです。
そして3か月もすると、前のシステムに戻れなくなっている自分がいます。

大変なこともたくさんありますが、
将来的なことを考えるとやってよかったと思えることのほうが多いです。
是非、アルファの健診システムTHISをご検討ください♪

アルファインターナショナル
保健師/中西